DMS - Dokumentenmanagement System

Dokumentenmanagement- und Workflow- Lösung der REINERT Logistic GmbH & Co. KG

Derzeit arbeiten wir auch an der Entwicklung eines Dokumentenmanagement- und Workflow-Kon­zepts, welches 2010 eingeführt werden soll. Dabei sollen sämtliche Papierdokumente gescannt werden und standortübergreifend zur Verfügung stehen. Von dieser Innovation versprechen wir uns die widerspruchsfreie und revisionssichere Dokumentenablage, eine Verbesserung bzgl. des Kun­denservices und der Marktleistung, die Beschleunigung der Dokumentensuche und des Dokumentenzugriffs, die Verkürzung der Durchlaufzeiten, eine Qualitäts- und Leistungsverbesserung, die Realisation von Kosteneinsparungen und eine Optimierung der Unternehmensprozesse.

Die Dokumentenmanagement- und Workflow- Lösung wird in andere Programme grundsätzlich integrierbar sein. Es werden individuell programmierbare Schnittstellen vorhanden sein, da uns die Kompatibilität mit allen bestehenden IT- Systemen sehr wichtig ist. Dies betrifft vor allem unsere vorhandenen Softwareprodukte, wie C- Logistic und Diamant, aber auch bisher noch nicht von uns verwendete Software, um auch zukünftige Unternehmensentwicklungen mit abdecken zu können.

Von einer Schnittstelle zu C- Logistic versprechen wir uns beispielsweise, dass man sich relevante Dokumente per Mausklick durch individuell festlegbare Verknüpfungen anzeigen lassen kann. Weiterhin wird eine automatische Archivierung der im C- Logistic erstellten Dokumente regelbar sein. Vorgesehen ist ebenfall eine automatische Beleglesung, d. h. das System ist in der Lage, Dokumente automatisch eindeutig zuzuordnen und die Informationen, beispielsweise die Daten aus Lieferscheinen oder Rechnungen, automatisch in C-Logistic einzulesen.

Durch die Schnittstelle zu Diamant - unserer Buchhaltungssoftware - soll eine eindeutige Zuordnung der Buchungen zu Dokumenten oder Akten möglich sein. Beispielsweise sollen Buchungssätze grundsätzlich mit Buchungsbelegen verbunden werden können. Auch Verknüpfung mit der kompletten Akten wird möglich sein.

Durch die Schnittstelle zur Lohnsoftware soll gewährleistet sein, dass verschiedenste in S+P erstellte Dokumente, wie zum Beispiel diverse Abrechnungen oder den Zeitkontostand, automatisch beispielsweise bei der Monatsübergabe archiviert werden. Diese könnten dann auch für die Personaldisponenten sichtbar sein, so dass sich viele Rückfragen vermeiden lassen. Ebenso ist eine Beleglesung in Kombination mit der Schnittstelle angedacht, da so die verschiedenen Informationen, beispielsweise des Personalfragebogens, automatisch in die Lohnsoftware transferiert werden könnte.

Ebenso ist ein individuellen Zugriffskonzept geplant, welches beispielsweise Portale für Mitarbeiter, Kunden und Partner beinhaltet. Dies wird über eine elektronische Kunden- und Geschäftspartnerschnittstelle realisiert werden. Diese individuell einstellbare Zugriffsmöglichkeiten würde Kundennachfragen drastisch reduzieren und die Mitarbeiter entlasten.

Neben dem eigentlichen Dokumentenmanagementsystem soll auch eine individuell programmierbare Workflow- Management- Komponente integriert sein, welche eine schnelle, elektronische Weiterleitung der Arbeitsschritte ermöglicht. Der Workflow muss die bestehenden Geschäftsprozesse erfassen und abbilden, so dass keine umfassenden Prozess- und Organisations­umstrukturierungen vorgenommen werden müssen. Wichtig ist, dass die Workflow- Steuerung einfach zu modellieren und anzuwenden ist. Ein Workflow- Monitoring zur Beobachtung aller aktiven Workflows und dessen Status sollte vorhanden sein. Eine Weiterleitung der Papierdo­kumente würde dann vollständig entfallen. Dadurch würden sich die Durchlaufzeiten der Doku­mente im Unternehmen drastisch reduzieren und damit einhergehend auch die Kosten dezimie­ren.

Die Dokumentenmanagement- und Workflow- Lösung wird sich an unsere vorhandenen Organisations- und Arbeitsabläufe optimal anpassen, erweiterbar und bedienerfreundlich sein. Daneben werden natürlich die gesetzlichen Anforderungen bezüglich der Archivierung und Nachweisführung zu jedem Zeitpunkt gewährleistet. Weiterhin erwarten wir umfangreiche Ver- und Be­arbeitungsmöglichkeiten, intelligente Such­me­chanismen und einen geringen Adimistrations- und Schulungsaufwand sowie einen sehr guten Service des Anbieters.